Bawaslu Kepri Laksanakan Pembinaan & Pengelolaan Tatausaha & Arsip Bagi Provinsi & KabKota

Tanjungpinang – Bawaslu Provinsi Kepulauan Riau menggelar kegiatan Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bagi Bawaslu Kabupaten/Kota se-Provinsi Kepulauan Riau yang dilaksanakan di Kantor Bawaslu Provinsi Kepulauan Riau pada hari Rabu (24/11/2021). Dalam kegiatan ini dihadiri oleh Yessi Yunius, S.E., M.Si selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Riau, Kepala Sekretariat dan Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota se-Provinsi Kepulauan Riau, jajaran sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Riau, beserta jajaran sekretariat Bawaslu Kabupaten Kepulauan Riau. Kegiatan ini bertujuan agar dalam pengelolaan maupun penataan arsip lebih baik, rapi, efektif, dan efisien.

Selain itu, kegiatan ini juga menghadirkan 2 (dua) narasumber yaitu Dominikus selaku JF Arsiparis Bawaslu RI dan Hery Wibowo, S.S.T.Ars selaku Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau. 

Yessi Yunius, SE., M.Si selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Riau dalam sambutannya menyampaikan bahwa “Klasifikasi dan jadwal retensi arsip ini harus dipahami oleh Kepala Sekretariat dan Koordinator Sekretariat di Bawaslu Kabupaten/Kota se-Provinsi Kepulauan Riau. Staf masing-masing divisi juga harus memahami betul dalam kearsipan ini”, ujar Yessi.

“Dengan adanya SIBAKRI (Sistem Informasi Bawaslu Kepulauan Riau) ini juga akan mempermudah dalam pengelolaan arsip”, tambah Yessi.

Dalam paparan materinya, Dominikus menyampaikan bahwa terdapat beberapa alasan pencipta arsip harus memiliki JRA, “Ada 4 hal pencipta arsip harus memiliki JRA, diantaranya menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip, mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, menghindari keraguan dalam penyusutan arsip”, ucapnya.

“Penyusutan arsip terdiri dari 3 macam yaitu pemindahan (pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan), pemusnahan (pemusnahan arsip inaktif yang tidak bernilai guna), dan penyerahan (penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan)” tambah Dominikus.

Hery Wibowo, S.S.T.Ars selaku Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kepulauan Riau dalam paparan materinya juga menyampaiakn mengenai pengelolaan arsip dinamis, “Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis dan ini merupakan ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis yang baik”, ujar Hery.